De Karelsprijs is, in de beste zin van het woord, een prijs van de burger. Voordrachten voor een mogelijke prijswinnaar kunnen door iedereen worden gedaan. De directie van het „genootschap voor de toekenning van de Internationale Karelsprijs Aken” kiest de winnaar. Uit hoofde van hun functie behoren de burgemeester, de domproost en de rector van de RWTH Aken tot dit orgaan. Hierbij komen zeven gekozen en vijf door de fracties van de stadsraad afgevaardigde leden. De raad kiest daarnaast ook nog twee zogenaamde „wereldburgers”, die zich voor Europa inzetten, maar niet uit Aken komen. Twee bijkomende leden vertegenwoordigen de Stichting Karelsprijs.

De directie spreekt vertrouwelijk over de voorgestelde kandidaten. Als de directie overeenstemming heeft bereikt over de kandidaat, wordt de kandidaat de prijs aangeboden. Pas na toezegging wordt de beslissing openbaar gemaakt en gemotiveerd. De directie organiseert dan de feestelijke prijsuitreiking en kiest een lofredenaar.

De genootschap voor de toekenning van de Internationale Karelsprijs Aken, waarbij de directie optreedt als haar bestuur, bestaat uit maximaal 165 leden die het intellectuele en economische leven van de stad vertegenwoordigen.